此页面提供有关与保存，打印和发布文字处理器文档相关的事项的信息，例如：
- 不同软件产品和版本之间文档文件的兼容性
- 使用软件默认格式以外的文件格式保存
- 管理自动备份
- 特殊功能的打印文件和
- 发布文档的方法。
保存一个文档
文档文件的兼容性
往往有一定程度的"向后兼容性大多数软件产品的不同版本之间——包括文字处理器。这意味着用较早的软件版本创建的文档通常至少可以用较新版本的软件打开。另一方面，也有可能用较旧的软件根本无法打开用较新版本创建的文件。
使用新版本Word保存的文档通常可以用其他文字处理器(如OpenOffice和LibreOffice Writer)打开和编辑，只要你选择默认保存格式或其他最常见的文件格式之一。但是，如果收件人想用旧的Word 2003版本打开文件，您应该将文件保存为该程序已知的格式。
如果你使用的是较新的Word版本，并想确保你的文件也可以用其他软件打开，你应该根据收件人和使用目的选择文件格式。单击圆Office按钮(Word 2007)或者文件按钮(Word 2010 ->)在左上角。然后点击另存为菜单中的按钮。您可以在以下选项中任选一种，例如:
| .docx. | Word的默认文件格式，与大多数现代文字处理器兼容。然而，并不是所有的格式和属性都必须在不同的程序之间传输! |
| . rtf | 以RTF格式保存的文件可以使用几乎任何程序打开和编辑。但是，即使使用最新的软件，也可能无法正确保存特殊格式(如尾注、脚注或注释)。然而，如果您不知道您的读者正在使用哪个程序，.rtf通常是一个值得推荐的文件格式。 |
| .odt | ODT，或OpenDocument Text，是一种独立于平台的开放文件格式，例如，OpenOffice和LibreOffice Writer的新版本使用它作为默认格式。ODT的目标是，并且成功地保留了不同软件的格式，这使得它成为使用不同软件产品的人们推荐的格式。然而，2008年之前制作的程序可能不会掌握文件格式! |
| PDF，或便携式文档格式，是最受推荐的文件格式，如果你a)希望所有格式在屏幕上显示完全相同，b)读者不需要编辑你的文本。关于以PDF格式保存的其他信息已在第二章。 |
自动备份
大多数文字处理器都提供了一个自动备份功能这将以一定的间隔(例如每10分钟一次)保存您所编辑的文件。如果程序冻结，您需要强制关闭它(附加信息关闭non-responding项目)，当您重新打开程序时，自动备份显示最新保存的版本。
以Word为例，通过自动备份功能，可以对编辑过的文档创建大量的备份文件。这些文件的位置通常与您保存的实际文档的位置相同。您可以根据文件名和最后编辑日期识别备份文件:名称通常包括一个波浪号(~)等，表示它是一个备份文件。通常，备份文件被删除时，你保存你的文件和关闭程序在一个控制的方式。另一方面，如果程序使用了“崩溃”，那么文件可能会保留在该目录中。如果你想，你可以从上面提到的改变Word中自动备份的文件夹选项菜单。
即使它们方便，自动备份也不会删除保持实际备份的需求！因此，经常要支付备份（附加信息）备份) !
打印文件的特殊功能
例如，在打印文件时，您可以选择要打印的页面、副本数量、打印顺序以及打印文件是黑白还是彩色。如果不调整打印对话框中的任何设置，该程序将自动打印整个文档。
若要打印较新的Word或LibreOffice版本，请单击文件按钮在左上角，并选择打印在出现的菜单中。这将打开一个对话框，用于调整打印文档的设置。例如，用整理选项，该程序排序打印输出在您的选择顺序;例如，如果将拷贝数设置为“2”并选择Collate，打印机将打印一个由三个字母组成的文档的拷贝，例如，按“1 2 3 1 2 3”。如果不选择此选项，页面将按顺序打印"1 1 2 2 3 3”。
当打印一份较长的文档时，您应该总是打印出几页的草稿，以确保打印结果符合要求。在电脑教室打印时，即使是打印得很差的作品，也会从你的打印余额中全额扣除!
以不同格式发布文档
你越来越需要用电子格式打印论文、作业、论文或其他东西，而不是传统的纸张打印。发布文件时应考虑的方面如下: